リモートワークで役立つ チームメンバーの状況を把握・共有するデジタルツール
リモートワークにおけるチームの「今」が見えにくい課題
パンデミック以降、私たちの働き方は大きく変化し、リモートワークが一般的になりました。場所にとらわれずに働けるメリットがある一方で、「今、あの人は何をしているのだろう」「話しかけても大丈夫だろうか」といった、オフィスで当たり前だったチームメンバーの状況把握が難しくなったと感じている方もいらっしゃるかもしれません。
特に、これまで対面でのコミュニケーションを中心としてきた総務部門などでは、部下や他部署のメンバーの状況が見えにくくなり、チーム内の連携や業務の円滑な進行に課題を感じる場面があるかと思います。新しいデジタルツールの情報は多岐にわたり、何から手をつければ良いか迷うこともあるかもしれません。
この記事では、リモートワーク環境でチームメンバーの状況を把握・共有するために役立つデジタルツールの基本的な機能と、その活用方法について、初心者の方にも分かりやすく解説します。チームの「今」が見えるようになることで、よりスムーズな連携と効率的な業務遂行を目指しましょう。
なぜリモートワークで「状況把握」が重要なのか
オフィス勤務では、周りを見渡せばメンバーが席にいるか、電話中か、他の人と話しているかなど、おおよその状況を把握できました。また、休憩スペースでの立ち話や、席が近いことによるちょっとした声かけなど、非公式なコミュニケーションから得られる情報も多くありました。
リモートワークでは、これらの情報が得にくくなります。チームメンバーがお互いの状況を知らないと、以下のような課題が生じやすくなります。
- コミュニケーションの躊躇: 「忙しいかもしれない」「会議中かもしれない」と遠慮してしまい、必要な連絡や相談が遅れる。
- 無駄な確認の発生: 相手の状況が分からないため、「今大丈夫ですか？」といった確認のやり取りが増える。
- 連携の遅れ: 誰がどのタスクに取り組んでいるか、今どこまで進んでいるかが分かりにくく、チームとしての連携が滞る。
- 孤独感の増幅: チームの中で自分が孤立しているような感覚に陥ることがある。
これらの課題を解消し、円滑なチーム連携を維持するためには、意図的にチームメンバーの状況を共有し、「見える化」する仕組みが必要になります。
チームメンバーの状況把握・共有に役立つデジタルツールの機能
リモートワークでの状況把握・共有に特化した専用ツールもありますが、多くの企業で導入されているビジネスチャットツールやWeb会議ツールにも、状況共有に役立つ機能が備わっています。ここでは、代表的な機能とその活用例をご紹介します。
1. ステータス表示・プレゼンス機能
これは最も一般的で基本的な機能です。「ステータス」とは「現在の状況」を意味し、「プレゼンス」とは「在席情報」や「連絡可能状況」を示す言葉です。多くのビジネスチャットツールやWeb会議ツールでは、自分の名前の横にアイコンや短いテキストで、現在の状況（例: オンライン中、離席中、会議中、通話中、応答不可、集中作業中など）を表示する機能があります。
活用方法:
- 現在の作業状況の共有: 簡単なステータス（例: 「〇〇資料作成中」「××社と打合せ中」）を設定することで、他のメンバーに自分が何をしているかを伝えることができます。
- 連絡可否の表示: 「応答可能」「すぐに返信できません」「会議中」などのステータスで、今連絡して良いかどうかの目安を示します。
- 集中時間の確保: 「集中モード」や「応答不可」に設定することで、通知を一時的に止め、作業に集中したい時間を周囲に知らせることができます。
2. プロフィールや自己紹介機能
多くのツールには、ユーザーのプロフィールを設定できる機能があります。ここには所属部署、担当業務、連絡先などを登録しますが、簡単な自己紹介や「今日の予定」「今日のタスク」などを任意で追記できるツールもあります。
活用方法:
- 簡単な日報・週報代わり: 個人のプロフィール欄に、その日の主なタスクや完了した業務を簡潔に記述することで、チーム全体に自分の進捗を共有できます（ただし、これはチームの運用ルールによります）。
- 連絡先の確認: 所属や担当がすぐに確認できるため、誰に連絡すべきか判断しやすくなります。
3. チェックイン機能や簡易報告機能
一部のツールや連携サービスには、一日のはじめや終わりに簡単な状況報告（チェックイン/チェックアウト）を促す機能や、特定のトピックについて定期的に状況を共有する機能があります。
活用方法:
- 業務開始・終了の報告: チームのチャンネルなどに「業務開始します」「今日の業務は終了です」と簡潔に投稿することで、メンバーの稼働状況をお互いに把握できます。
- 簡易的な進捗報告: 「今日の目標」「今日の成果」などを短いテキストで共有し合うことで、チーム全体の進捗をゆるやかに把握できます。
デジタルツールで状況を共有する具体的なステップ（基本的なステータス表示機能の例）
多くのビジネスチャットツールなどで共通する、ステータス表示機能の使い方を例に、具体的なステップをご紹介します。
ステップ1: ツールを開く お使いのビジネスチャットツールやWeb会議ツールのアプリケーションを開きます。
ステップ2: 自分のアイコンや名前を探す ツールの画面上部やサイドバーなどにある、ご自身の名前やプロフィールアイコン（顔写真など）を探してクリックします。
ステップ3: ステータス設定のメニューを選ぶ クリックするとメニューが表示されます。その中に「ステータス設定」「状況を設定」「現在の状況」といった項目があるので、それを選択します。
ステップ4: 状況を選択または入力する 「会議中」「通話中」「離席中」など、ツールが用意している選択肢の中から現在の状況に最も近いものを選びます。 また、ツールによっては短いメッセージ（例: 「〇〇社打ち合わせのため15時まで応答不可」など）を自由に入力できる場合もあります。必要に応じてメッセージを入力します。
ステップ5: 設定を確定する 選択または入力が終わったら、「設定」「完了」「保存」といったボタンをクリックして確定します。設定したステータスが、他のチームメンバーから見えるようになります。
ステップ6: 必要に応じてステータスを解除・変更する 状況が変わったら、忘れずにステータスを解除したり、新しい状況に合わせて変更したりすることが大切です。「オンライン中」や「応答可能」に戻すことで、他のメンバーが安心して連絡できるようになります。
これらの操作はツールによって若干異なりますが、基本的な考え方と手順は共通していることが多いです。まずはご自身がお使いのツールで、ステータスやプレゼンスに関する機能があるか確認してみてください。
ツール活用をチームに浸透させるポイント
デジタルツールを使って状況共有を促進するためには、ツールを用意するだけでなく、チーム全体でその使い方や目的を理解し、実践していくことが重要です。
- 目的の共有: なぜ状況共有をするのか、それがチームにとってどのようなメリットがあるのかをメンバーに明確に伝えましょう。
- 無理のない範囲で: 最初から完璧を目指す必要はありません。「会議中はステータスを『会議中』にする」「離席時は『離席中』にする」など、簡単なルールから始めて、徐々に慣れていくのが良いでしょう。
- 共通ルールの設定: チーム内で「どのような時に、どのようなステータスを使うか」といった簡単なルールを話し合って決めると、迷いがなくなり定着しやすくなります。例えば、「集中したい時は『集中作業中』と表示し、緊急時以外は話しかけない」といった共通認識を作るなどです。
- プライバシーへの配慮: 状況共有はあくまで業務を円滑に進めるためのものです。メンバーが常に監視されていると感じないよう、共有する情報の範囲や時間帯など、プライバシーに配慮した運用を心がけましょう。必要以上に詳細な報告を求めたり、常にオンラインであることや迅速な応答を強制したりすることは避けるべきです。
- 他のツールとの連携: スケジュールツール（カレンダー）と連携して、予定が入っている時間帯は自動的にステータスが「会議中」になるように設定できるツールもあります。こうした連携機能を活用すると、手動での設定の手間が省けて便利です。
まとめ
リモートワークにおけるチームメンバーの状況把握は、円滑なコミュニケーションと連携、そしてチーム全体の生産性向上に不可欠です。デジタルツール、特に多くのビジネスチャットツールやWeb会議ツールに搭載されている「ステータス表示」や「プレゼンス」といった機能を活用することで、チームの「今」を見える化することができます。
ご紹介したステップを参考に、まずはご自身やチーム内で簡単に実践できることから始めてみてはいかがでしょうか。小さな一歩からでも、チーム内の情報共有は改善され、リモートワークでの働きやすさが向上していくはずです。新しいツールへの抵抗感があったとしても、まずは身近な機能から試してみることで、デジタルツールの活用は着実にアップデートされていきます。