リモートワークで困る郵便物対応をデジタルで効率化する方法
リモートワーク時代の郵便物対応、何が課題か
パンデミック以降、リモートワークが普及し、働く場所が多様化しました。多くの業務がデジタル化される一方で、依然として課題となっている業務の一つに「郵便物対応」があります。
会社に届く郵便物は、請求書や契約書といった重要な書類から、広報誌やダイレクトメールまで多岐にわたります。これらを受け取り、内容を確認し、担当部署や個人に配布するという一連の作業は、出社している担当者が行うのが一般的です。
しかし、リモートワークが中心となると、 * 郵便物を受け取るためだけに出社する必要が生じる * 担当者が不在の場合、確認や配布が遅れる * 郵便物の仕分けや配布に手間がかかる * 重要な情報が物理的な郵便物として会社に留まり、リモートワーカーに迅速に共有できない
といった問題が発生しやすくなります。特に総務部門にとっては、郵便物のために出社対応をする必要があったり、リモートワーク中の従業員への配布方法を検討したりと、業務負担が増える要因となっています。
郵便物対応をデジタル化するメリット
こうしたリモートワークにおける郵便物対応の課題は、デジタルツールやサービスを活用することで解決が可能です。郵便物対応のデジタル化には、以下のようなメリットがあります。
- 場所を選ばずに郵便物を確認できる: 会社に出社しなくても、インターネット経由で郵便物の内容を確認できます。
- 情報伝達の迅速化: 重要な郵便物でも、すぐにデジタルデータとして関係者に共有できます。これにより、業務の遅延を防ぐことができます。
- 業務効率の向上とコスト削減: 郵便物の受け取り、仕分け、配布にかかる物理的な作業や時間が削減されます。出社頻度を減らすことによる交通費削減にも繋がる可能性があります。
- セキュリティの向上: 物理的な書類の紛失リスクを減らし、アクセス権限を設定することで情報漏洩のリスクを低減できます。
- ペーパーレス化の促進: 郵便物をデジタルデータとして扱うことで、保管場所の削減や必要な情報へのアクセス性の向上が図れます。
郵便物対応をデジタル化する具体的な方法
郵便物対応をデジタル化するには、いくつかの方法があります。自社の状況や郵便物の量、重要度などに応じて最適な方法を検討することが重要です。
1. 外部の郵便物代行サービスを利用する
最も手軽な方法の一つが、外部の専門業者による郵便物代行サービスを利用することです。これは、会社の住所宛に届いた郵便物を代行業者に転送し、業者が開封・スキャンしてデジタルデータとして送付してくれるサービスです。
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サービスの仕組み:
- 会社宛の郵便物を、提携している郵便局に転送届を出し、代行業者の住所へ転送します。
- 代行業者が必要な処理（開封、スキャン、仕分けなど）を行います。
- スキャンされた郵便物のデータが、指定されたクラウドストレージや専用システムを通じて共有されます。
- 原本の保管や廃棄についても、業者のサービス範囲内で対応が可能です。
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メリット: 自社でスキャンや仕分けの手間をかけずにデジタル化を実現できます。専門業者に任せることで、セキュリティや作業品質も期待できます。
- 考慮事項: サービス利用料が発生します。また、重要な郵便物など、一部物理的な対応が必要なケースもあります。
このサービスは、バーチャルオフィスやコワーキングスペースなどが提供するオプションとして利用できる場合や、郵便物のスキャン・転送に特化した専門サービスとして提供されています。
2. 社内でデジタル化体制を構築する
自社で郵便物の受け取りからデジタル化までを行う方法です。この方法では、一定の体制構築と運用ルールが必要になります。
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体制構築に必要なもの:
- 郵便物担当者: 郵便物の受け取り、仕分け、スキャン、共有を担う担当者を決めます。
- スキャナー: 郵便物をデジタルデータに変換するためのスキャナーが必要です。複合機にスキャン機能があれば、それを利用することも可能です。
- クラウドストレージ: スキャンしたデータを保管・共有するための場所として、Google DriveやMicrosoft SharePointなどのクラウドストレージを活用します。インターネット経由でアクセスできる保管場所のことです。関係者が必要な書類にいつでもアクセスできるようになります。
- 情報共有ツール: 郵便物の到着通知や、内容の確認依頼などをチーム内で共有するために、ビジネスチャット（Slack, Microsoft Teamsなど）やタスク管理ツールを利用します。
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メリット: 外部サービスを利用するよりコストを抑えられる場合があります。また、自社の運用に合わせて柔軟にルールを設定できます。
- 考慮事項: 担当者の業務負担が増えます。物理的な受け取り担当者が常時必要になるため、完全なリモートワークには限界があるかもしれません。セキュリティ対策やデータ管理のルールを自社で厳格に定める必要があります。
郵便物対応デジタル化の導入ステップ
デジタル化を進める際には、以下のステップで段階的に行うことをお勧めします。
- 現状の課題と郵便物の種類を把握する: 現在、どのような郵便物がどのくらいの量届き、それぞれどのように扱われているかをリストアップします。特に、デジタル化のメリットが大きい郵便物（例: 請求書、契約書、重要な連絡文書）を特定します。
- デジタル化の目標を設定する: 「郵便物対応のために出社する頻度をゼロにする」「請求書の確認・経理処理にかかる時間を半減する」など、具体的な目標を設定します。これにより、どの方法が最適かの判断基準が明確になります。
- 最適な方法を検討・選定する: 前述の「外部サービス利用」または「社内体制構築」、あるいはそれらを組み合わせる方法の中から、自社の目標や予算、リソースに合ったものを比較検討し、選定します。
- ツールやサービスを導入し、小規模で試行する: 選定したツールやサービスを導入し、まずは一部の郵便物や特定の部署で試行します。実際に運用してみることで、課題や改善点が見えてきます。
- 運用ルールを定め、関係者に周知する: デジタル化された郵便物を誰がどのように確認し、共有し、処理するのか、具体的な運用ルールを明確にします。従業員全体に新しいプロセスとルールを周知し、理解と協力を促します。
- 本格的な運用を開始し、継続的に改善する: 試行での課題を改善し、本格的に運用を開始します。運用状況を定期的に見直し、更なる効率化や利便性向上のための改善活動を行います。
導入にあたっての注意点
郵便物対応のデジタル化は多くのメリットをもたらしますが、導入にあたっては注意すべき点もあります。
- セキュリティ対策: 郵便物の内容には機密情報が含まれる可能性があります。デジタルデータとして扱う際には、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、適切なセキュリティ対策を講じることが不可欠です。
- 原本の取り扱い: 法的に原本の保管が必要な書類（特定の契約書など）や、物理的な形式が重要な郵便物（小包など）への対応方法をあらかじめ決めておく必要があります。外部サービスを利用する場合は、原本の保管や返送オプションがあるか確認しましょう。
- 従業員への周知と教育: 新しいシステムやルールに戸惑う従業員もいるかもしれません。丁寧な説明会や操作研修を行い、従業員が安心してデジタル化のメリットを享受できるようサポートすることが重要です。
- 法的な側面: 電子帳簿保存法など、書類の電子化に関わる法的な要件を確認し、遵守する必要があります。
まとめ
リモートワーク時代において、郵便物対応のデジタル化は、総務部門だけでなく、会社全体の業務効率と情報伝達速度を向上させるための重要なステップです。外部サービスの活用や社内体制の構築など、自社に合った方法を選び、段階的に進めることで、郵便物対応の課題を解消し、よりスムーズなリモートワーク環境を実現できるでしょう。新しいデジタルツールやサービスへの一歩を踏み出し、働くをアップデートしていくことをお勧めします。