リモートワークでの勤怠管理を効率化 デジタルツール活用の基本ステップ
リモートワーク時代の勤怠管理、こんなお悩みはありませんか
パンデミック以降、多くの企業でリモートワークが導入されました。働く場所がオフィスから自宅などに変わることで、通勤時間の削減や柔軟な働き方が可能になるなど、様々なメリットが生まれています。一方で、従来の対面でのやり方が難しくなり、新しい課題も出てきています。
特に、従業員の正確な労働時間を把握し、適切に管理することは、リモートワーク環境下で重要性が増しています。「どこで、いつからいつまで働いたのかが見えにくい」「Excelでの管理は入力の手間や集計ミスが心配」「有給休暇や残業の申請・承認プロセスが煩雑になった」といった課題を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
こうした課題を解決し、法令遵守（例えば労働基準法における労働時間の把握義務など）を果たしながら、従業員が安心して働ける環境を整えるために、デジタルツールの活用が有効です。ここでは、リモートワークにおける勤怠管理を効率化するためのデジタルツールの基本的な活用方法と、その導入に向けた考え方についてご紹介します。
デジタル勤怠管理ツールで変わること
デジタル勤怠管理ツールとは、従業員の出勤・退勤時刻、休憩時間、時間外労働などをコンピュータやスマートフォンを使って記録・管理するためのシステムです。従来のタイムカードや出勤簿による管理と比べて、多くのメリットがあります。
1. 正確な打刻と記録
物理的な場所に関係なく、インターネット経由で打刻ができます。PCのログイン・ログオフ時間と連携させたり、スマートフォンのGPS機能を利用して勤務場所を記録したりできるツールもあります。これにより、手書きによる誤りや改ざんのリスクを減らし、より正確な労働時間データを取得できます。
2. 申請・承認プロセスの効率化
休暇申請や残業申請、直行・直帰の申請などをツール上で簡単に行えます。申請者はシステム上で必要事項を入力し送信、承認者はシステム上で内容を確認して承認・却下を行うことができます。紙の書類を回覧したり、メールでやり取りしたりする手間が省け、承認状況も一目で確認できます。
3. 自動集計とレポート作成
打刻されたデータや承認済みの申請に基づいて、従業員ごとの労働時間を自動で集計します。月間の総労働時間、時間外労働時間、深夜労働時間などを正確に計算し、法定労働時間や36協定の上限を超過しそうな従業員を早期に把握することも可能です。これらのデータはレポートとして出力できるため、給与計算ソフトとの連携や、労働時間の分析にも役立ちます。
デジタル勤怠管理ツールの基本的な活用ステップ
デジタル勤怠管理ツールの導入は、大きく分けて以下のステップで進めることができます。
ステップ1：現状の課題と必要な機能の整理
まずは、現在の勤怠管理における具体的な課題を洗い出します。「打刻がバラバラで集計に時間がかかる」「休暇申請の書類が紛失しやすい」「法改正への対応が不安」など、具体的な問題を明確にします。その上で、これらの課題を解決するためにツールにどのような機能が必要か、優先順位をつけながら整理します。
- リモートワークでの打刻方法（PC、スマホ、ICカードなど）
- 各種申請（休暇、残業、直行直帰など）のワークフロー
- 法改正への対応（時間外労働の上限規制、年次有給休暇の取得義務など）
- 給与計算システムとの連携可否
- 従業員数や雇用形態（正社員、契約社員、アルバイトなど）への対応
- セキュリティ対策（データ保護、アクセス権限など）
ステップ2：ツール選定
整理した要件に基づき、いくつかのデジタル勤怠管理ツールを比較検討します。多くのツールがクラウド型（インターネット経由で利用できるサービス）として提供されています。
比較する際は、ステップ1で整理した必要な機能が備わっているかはもちろん、以下の点にも注目すると良いでしょう。
- 操作性： 管理者側だけでなく、従業員側にとっても分かりやすく、簡単に使えるか。特にデジタルツールに不慣れな従業員が多い場合は重要なポイントです。多くのツールで無料トライアルが提供されているため、実際に触ってみることをお勧めします。
- 費用： 初期費用、月額費用など、コスト体系が自社の予算に合っているか。従業員数に応じた料金プランが一般的です。
- セキュリティ： 従業員の機密性の高い労働時間データを扱うため、通信の暗号化やデータの保管方法など、十分なセキュリティ対策が講じられているかを確認します。提供会社の信頼性も判断材料の一つです。
- サポート体制： 導入時や運用中に不明な点があった場合に、電話やメール、チャットなどで相談できるサポート体制があるか。
ステップ3：導入準備とテスト運用
選定したツールを導入する準備を行います。従業員情報の登録、勤務体系や部署設定、各種承認ルートの設定などを行います。設定内容に間違いがないか、少人数の部署などでテスト運用を実施し、操作性や機能が想定通りに働くかを確認することをお勧めします。この段階で、従業員向けのマニュアル作成や操作説明会の準備も進めます。
ステップ4：従業員への周知と本格運用開始
テスト運用で問題がなければ、全従業員に対してツールの使い方や運用ルールを説明し、本格運用を開始します。なぜこのツールを導入するのか、従業員にとってどのようなメリットがあるのか（例：正確な記録でサービス残業がなくなる、申請が楽になるなど）を丁寧に伝えることが、スムーズな移行につながります。運用開始後も、従業員からの問い合わせに対応したり、必要に応じて設定の見直しを行ったりしながら定着を図ります。
セキュリティへの配慮
デジタル勤怠管理ツールでは、従業員の名前、所属、労働時間といった重要な情報を取り扱います。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。ツール提供会社がどのようなセキュリティ基準を満たしているか、データはどのように保護・管理されているか、アクセス権限は細かく設定できるかなどを導入前にしっかり確認してください。また、従業員に対しても、ツールのIDやパスワードの適切な管理について周知徹底することが大切です。
まとめ
リモートワークにおける勤怠管理は、従来のやり方だけでは限界があります。デジタル勤怠管理ツールを導入することで、打刻の正確性向上、申請・承認プロセスの効率化、自動集計による管理業務の負担軽減、そして法令遵守の強化が可能になります。
ツールの導入にあたっては、まず自社の課題を明確にし、必要な機能を整理することが第一歩です。その上で、操作性、費用、セキュリティ、サポート体制などを考慮してツールを選定し、段階的に導入を進めることが成功の鍵となります。
デジタルツールを活用した新しい勤怠管理は、リモートワーク環境下でも従業員が安心して働き、企業側も正確な労務管理を行うための重要な基盤となります。ぜひ、自社に合ったツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。