リモートワークでの議事録作成と共有、デジタルツールで効率化する方法
リモートワークにおける情報共有の課題
パンデミック以降、働き方が多様化し、リモートワークが普及しました。オフィスに集まる機会が減ったことで、情報の共有方法にも変化が求められています。特に、会議やチャットで決まったこと、指示されたことなどが、正確に、かつ必要な人に漏れなく伝わっているか不安を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
口頭でのやり取りだけでは、「言った」「聞いていない」といった誤解が生じやすく、後から内容を確認したいときに困ることも少なくありません。また、情報が個人のメモにとどまってしまい、チーム全体で共有・蓄積されないといった課題も発生しがちです。
これらの課題を解決し、リモートワークでも円滑なチーム連携を保つために、デジタルツールの活用が有効です。この記事では、リモートワークにおける議事録作成と共有を効率化するための基本的な考え方と、具体的なツールの活用方法をご紹介します。
なぜ議事録や決定事項の記録・共有が重要なのか
リモートワークにおいて、会議の内容やチャットでの決定事項を記録し、共有することがなぜ重要なのでしょうか。
- 認識のずれを防ぐ: リモート環境では、非言語コミュニケーションが減るため、意図が正確に伝わりにくくなることがあります。議事録として内容を文字で残すことで、参加者や関係者全員が同じ情報を確認でき、認識のずれを防ぐことができます。
- タスクと責任の明確化: 会議で誰が何を、いつまでに行うか（決定事項や宿題事項）を記録することで、担当者と期限が明確になります。これにより、「誰がやるんだっけ？」といった混乱を防ぎ、スムーズに業務を進められます。
- 後からの確認と情報資産化: 過去の議事録や決定事項は、後から業務の経緯を確認したり、新しいメンバーがチームのこれまでの議論を把握したりするための貴重な情報資産となります。情報をいつでも参照できる状態にしておくことが、チーム全体の知識レベル向上にも繋がります。
デジタルツールを使った議事録作成・共有の基本
それでは、具体的にどのようなデジタルツールを使って議事録や決定事項を記録・共有すれば良いのでしょうか。特別なツールを導入せずとも、普段使っているツールで始められる方法もあります。
活用できるツールの種類:
- ドキュメント共有ツール: Google ドキュメント、Microsoft Word Online、Dropbox Paperなど。
- ワープロソフトのように文章を作成でき、インターネット経由で他の人と同時に編集したり、共有したりできます。議事録の作成に最も一般的に使われます。
- チャットツール: Slack、Microsoft Teamsなど。
- 日常のコミュニケーションで使うツールですが、チャットの流れで重要な決定がなされることもあります。後から検索したり、特定のメッセージをブックマークしたり、重要な内容を外部ドキュメントにまとめたりといった使い方が考えられます。
- 情報共有ツール/Wikiツール: Notion、Confluence、esaなど。
- 議事録だけでなく、社内マニュアル、プロジェクト情報など、様々な情報を一元管理できるツールです。情報を整理・構造化して残すのに向いています。
ツールの選び方:
チームで既に利用しているツールがあれば、まずはそのツールを活用するのがスムーズです。新しいツールに慣れる負担が少なく、セキュリティ面でも管理しやすい場合が多いです。主な用途が議事録作成と共有であれば、ドキュメント共有ツールから始めるのがおすすめです。
ドキュメント共有ツールを使った議事録作成・共有ステップ（例）
ここでは、広く利用されているドキュメント共有ツール（Google ドキュメントやWord Onlineなどを想定）を使った基本的な議事録作成・共有の流れを説明します。
- 議事録ファイルの準備:
- 会議の前に、新しいドキュメントファイルを作成します。
- ファイル名は「日付_会議名」（例: 「2023-10-27_週次定例MTG議事録」）のように、後から見て分かりやすいルールで付けましょう。
- テンプレートを活用する: 毎回ゼロから作成するのは大変です。事前に「会議名」「日時」「参加者」「決定事項」「宿題事項」「連絡事項」といった項目を盛り込んだ議事録テンプレートを作成しておくと便利です。
- 会議中の記録:
- 会議中に、テンプレートに沿って発言内容や決定事項をリアルタイムで入力していきます。
- ドキュメント共有ツールを使えば、複数人で同時に編集できるため、書記担当以外の参加者も補足情報を追記するなど協力して作成できます。
- 特に重要なのは、「何が決まったか（決定事項）」、「誰が（担当者）」、「何を（具体的なタスク）」、「いつまでに（期限）」行うかを明確に記録することです。
- 議事録の確認と校正:
- 会議後、記録内容を見直します。誤字脱字の修正や、発言内容の要約、決定事項の整理を行います。
- 必要に応じて、参加者に内容を確認してもらい、認識のずれがないか確認するのも良いでしょう。
- チームへの共有:
- 完成した議事録ファイルは、チームメンバーがアクセスできる場所に保存します。
- ドキュメント共有ツールの場合、「リンクを共有」機能を使って、関係者にURLを知らせるのが一般的です。特定のフォルダ（例: 「〇〇チーム_議事録」）にまとめて保管しておくと、後から探しやすくなります。
- 共有する際は、閲覧権限（見るだけ）や編集権限（内容を修正できる）を適切に設定しましょう。社外の人が誤って見ることのないよう、公開範囲には十分注意が必要です。
チャットでの決定事項の記録
日々行われるチャットでのやり取りの中で、重要な決定がなされることもあります。チャットツールは手軽な反面、情報が流れてしまいがちです。
- 重要なチャットには目印をつける: 多くのチャットツールには、重要なメッセージにスターを付けたり、ブックマークしたりする機能があります。後から見返したい内容には、これらの機能を使ってみましょう。
- 決定事項は別途まとめる: チャットで合意に至った決定事項やタスクは、後からドキュメントツールなどにコピー＆ペーストしてまとめ直す習慣をつけるとより確実です。例えば、週次の議事録や、プロジェクトの課題リストなどに追記します。
情報共有をさらにスムーズにするためのコツ
- 保管場所を統一する: 議事録や関連資料は、チーム内で「どこに何があるか」というルールを決め、特定の場所にまとめて保管しましょう。情報の「住所」を決めておくことで、探す手間が省けます。
- 定期的に見返す文化を作る: 作成した議事録が「作成して終わり」にならないように、チームで定期的に見返す習慣をつけましょう。週次のミーティングで前回の議事録を確認する時間を設けるなども有効です。
- セキュリティ設定を確認する: 共有するファイルやフォルダのアクセス権限が適切に設定されているか、必ず確認してください。意図しない人が重要な情報にアクセスできないようにすることが非常に重要です。
まとめ
リモートワーク環境での議事録作成と共有は、チームの情報連携を円滑に進める上で非常に重要な要素です。特別なツールを導入せずとも、普段使っているドキュメント共有ツールなどを活用することで、効率的に記録・共有を始めることができます。
まずは、簡単な会議から議事録を作成してみたり、チャットで決まったことをメモとして残したりすることから始めてみてはいかがでしょうか。デジタルツールを味方につけて、リモートワークでの「働く」をアップデートしていきましょう。