デジタルツール初心者向け オンラインカレンダーでチームの予定を共有
リモートワークにおけるスケジュール共有の重要性
パンデミック以降、私たちの働き方は大きく変化し、リモートワークが普及しました。オフィスで顔を合わせていた頃と異なり、チームメンバーそれぞれの状況が見えづらくなったと感じる方もいらっしゃるかもしれません。特に、会議の調整や情報共有のタイミングなど、スケジュールに関する連携に課題を感じているケースもあるようです。
このような状況において、チーム全体のスケジュールを効率的に管理し、メンバー間で共有できるデジタルツールの活用が非常に重要になります。その中でも、オンラインカレンダーはリモートワークにおける基本的なコミュニケーションツールとして役立ちます。
オンラインカレンダーとは
オンラインカレンダーとは、インターネット上で個人のスケジュールやチームの予定を記録し、共有できるサービスの総称です。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスからアクセスして利用できます。
従来の手帳やデスクトップのローカルカレンダーと異なり、オンラインカレンダーは以下のようなメリットがあります。
- リアルタイムな情報更新: 予定の追加や変更が即座に反映され、常に最新の状況を確認できます。
- 容易な共有: チームメンバーと特定のカレンダーを共有したり、自分の空き時間を公開したりすることが簡単にできます。
- デバイスを選ばないアクセス: インターネット環境があれば、場所やデバイスを問わずスケジュールを確認・編集できます。
- 通知機能: 予定が近づくと通知を受け取ることができ、うっかり忘れを防げます。
これらの機能は、リモートワークで離れた場所にいるチームメンバー間の連携を円滑にする上で非常に有効です。
オンラインカレンダーを使ったスケジュール共有の基本
ここでは、一般的なオンラインカレンダーの基本的な使い方をご紹介します。具体的な操作方法はツールによって多少異なりますが、基本的な考え方は共通しています。
1. 自分のスケジュールを入力する
まずは、ご自身の業務やプライベートの予定をオンラインカレンダーに入力します。
- 新しい予定の作成: カレンダー上で予定を入れたい日時をクリックするか、「新しい予定を作成」などのボタンをクリックします。
- 情報の入力:
- タイトル: 予定の内容を簡潔に入力します（例:「〇〇社との打合せ」「資料作成」「定例ミーティング」）。
- 日時: 開始日時と終了日時を設定します。終日予定の場合はその設定も可能です。
- 場所（任意）: 会議室名やオンライン会議のURLなどを入力します。
- 説明（任意）: 予定に関する詳細情報や補足事項を記入します。
- 参加者（任意）: 他のメンバーをこの予定に招待する場合に設定します。
- 保存: 入力内容を確認し、保存ボタンをクリックします。
ご自身の業務時間や休憩時間なども入力しておくと、他のメンバーがあなたの空き時間を確認する際に役立ちます。プライベートの予定も入力できますが、後述する共有設定に注意が必要です。
2. チームメンバーとカレンダーを共有する
チームでスケジュールを共有するには、特定のカレンダーを作成し、メンバーを招待する方法が一般的です。
- 新しいカレンダーの作成: 個人のカレンダーとは別に、チーム専用のカレンダーを作成します（例:「〇〇部 共有カレンダー」）。
- 共有設定: 作成したチームカレンダーまたはご自身のカレンダーの共有設定を開きます。
- メンバーの追加: 共有したいチームメンバーのメールアドレスやアカウント名を入力し、招待します。
- 権限の設定: 各メンバーに与える権限を設定します。「閲覧のみ」「予定の追加・編集」「共有設定の変更」など、必要に応じて権限を調整します。まずは「閲覧のみ」から始めて、慣れてきたら「予定の追加・編集」を許可するなど段階的に進めることも可能です。
3. 共有されたスケジュールを確認する
共有設定が完了すると、自分のカレンダー画面にチームメンバーや共有カレンダーの予定が表示されるようになります。
- 表示・非表示の切り替え: 多くのオンラインカレンダーでは、表示したいカレンダーを選択できます。個人の予定、チームの予定、特定のメンバーの予定など、確認したいカレンダーにチェックを入れて表示を切り替えます。
- 空き時間の確認: 会議などを設定したい場合、参加を希望するメンバーのカレンダーをまとめて表示することで、全員が空いている時間帯を簡単に見つけられます。
会議設定とリマインダー機能の活用
オンラインカレンダーは、単なる予定の記録・共有だけでなく、会議設定や期日管理にも役立ちます。
- 会議招集: 予定作成時に参加者を指定することで、そのメンバーに会議の招待メールを送ることができます。参加者は招待を承諾または拒否することで、出欠状況がカレンダーに反映されます。空き時間検索機能と組み合わせることで、スムーズな会議設定が可能です。
- 期日管理: タスクの締め切りや提出日などをカレンダーに入力し、自分や担当メンバーにリマインダーを設定できます。
セキュリティとプライバシーへの配慮
オンラインでスケジュールを共有する上で、セキュリティとプライバシーへの配慮は欠かせません。
- 共有範囲の確認: 誰に対して、どの範囲の情報を共有するのかを明確に設定します。特に、プライベートの予定など、チーム内で共有する必要のない情報は共有カレンダーに入力しないか、個人のカレンダーで共有範囲を限定することが重要です。
- アクセス権限の設定: メンバーごとに適切なアクセス権限を設定し、意図しない情報の閲覧や変更を防ぎます。
- ツールのセキュリティ対策: 利用するオンラインカレンダーサービスが、どのようなセキュリティ対策（データの暗号化、アクセス制限など）を講じているかを確認します。信頼できる大手のサービスを選ぶことが望ましいでしょう。
まとめ
オンラインカレンダーの活用は、リモートワークにおけるチームのスケジュール共有を効率化し、連携をスムーズにするための有効な一歩です。まずはご自身のスケジュールを入力することから始め、少しずつチームでの共有機能を活用してみてください。
新しいツールに慣れるまでには時間がかかるかもしれませんが、基本的な操作は直感的で分かりやすいものがほとんどです。この記事でご紹介した基本的な使い方を参考に、ぜひオンラインカレンダーを活用した新しい働き方に取り組んでみてはいかがでしょうか。チーム全体の状況が見えるようになれば、コミュニケーションもより円滑に進むはずです。